Як вибрати принтер та МФУ для офісу?

Все життя офісу відображається в документообігу, причому практично кожний договір, наказ чи доповідну записку потрібно мати не тільки в електронному вигляді, а й у друкованому. Це і зручніше та надійніше з юридичної точки зору. Крім цього, друкувати доводиться і безліч оголошень для своїх співробітників, так воно наочніше. Все це унеможливлює роботу будь-якого офісу без друкованих пристроїв, тому це обов’язкова стаття витрат для будь-якої компанії. Але який принтер чи МФУ краще купити для офісу? На це впливає багато факторів.

Що краще: МФУ чи принтер?

Коли все можна переслати електронною поштою, сканувати в офісі доводиться небагато, якщо взагалі доводиться. Тому безліч кабінетів чудово обходяться одним принтером. Але якщо є необхідність багато сканувати та копіювати, то краще задуматися про придбання МФУ для офісу – пристрою, який поєднує принтер, сканер і копіювальний апарат. Хороша новина в тому, що якийсь вибрати МФУ для офісу сильно ламати голову не доведеться. Так як принтер все одно є найбільш використовуваною частиною, то і вибирати можна, орієнтуючись переважно на ті ж характеристики. І ще варто звернути увагу на принцип дії сканера в апараті. Він буває протяжний та планшетний. Перший може працювати лише з окремими листами. Другий вже успішно впорається зі скануванням книги чи журналу.

Відразу виникає логічне питання, скільки коштує МФУ? Він, звичайно, коштує дорожче за принтер, але обійдеться вигідніше, ніж три окремі апарати. БФП для великого офісу, де потрібні всі його функції, дуже швидко окупається. Крім цього, він займе зовсім небагато місця та заощадить час співробітників. Спершу не потрібно буде окремо сканувати зображення, зберігати на комп’ютер і лише після цього надсилати на друк. БФП дозволяє обійтися без проміжних стадій.

Кольоровий чи чорно-білий друк?

Функція кольорового друку значно позначиться на вартості пристрою. Тому якщо в ній немає необхідності, не варто витрачати гроші “про всяк випадок”, купуйте чорно-білий принтер або МФУ. Це вигідніше.

Але якщо принтер в офіс потрібен якраз для великого обсягу друку кольорових зображень: листівок, діаграм, зразків плакатів та іншого, будьте готові до того, що доведеться витратитися. Але тут є свої нюанси. Важливо знати, деякі струменеві і лазерні пристрої можуть використовувати як основні кольори, а й різні відтінки. Чим більше кольорів у «базі», тим вища вартість відповідно. Для принтера або БФП для офісу достатньо буде 4-ох або 5-ти найбільш популярних кольорів. Більше потрібно тільки якщо ви пов’язані з дизайном і вам важливо, щоб відтінки передавалися точніше.

Вибираємо формат

Тут усе просто. Усі стандартні офіційні папери мають формат А4. Як і у випадку з кольором, купувати друкований пристрій з великим форматом про всяк випадок немає сенсу. Однак, якщо друкувати креслення або плакати час від часу все ж таки доводиться, то вибирайте апарати в залежності від найбільшого формату необхідного вам, всі вони підтримують і А4.

 

Яка технологія друку краща?

До цього питання варто переходити лише після того, як ви визначилися із завданнями друку. Адже кожна технологія має свої переваги та недоліки, які будуть важливими для одних цілей та незначними для інших. Існує кілька видів принтерів, але для офісів найпоширенішими та затребуваними є лазерні та струменеві друкарські пристрої.

Лазерні апарати

Лазерна технологія є процесом розігрівання лазером ділянок паперу і нанесення на них порошку, який запікається і створює зображення.

Плюси лазерного принтера:

висока швидкість друку;
велика продуктивність;
низька вартість витратних матеріалів та однієї роздруківки.
Тому лазерний принтер відмінно підійде для офісу, в якому великі обсяги документообігу або будь-якого чорно-білого друку.

Недоліками лазерного принтера є:

дорожнеча та якість кольорових зображень;
шкідливість лазерного принтера – під час роботи він виділяє озон, і частина порошку потрапляє у повітрі, тому приміщення із нею потрібно частіше провітрювати.
Якщо якість кольорового друку не має значення, і ви використовуєте принтер для друку чорно-білої документації, листівок, каталогів або брошур у великій кількості, тоді лазерний апарат допоможе значно заощадити на таких роздруках. Висока вартість апарата за великих обсягів друку дуже швидко окупається.

Струменеві апарати

У струменевому принтері зображення наноситься точковим упорскуванням фарби на папір.

Переваги струменевих принтерів:

гарна якість кольорового зображення;
низька вартість кольорового друку.
Саме струменеві апарати використовують для друку фотографій та різної барвистої рекламної продукції. Якщо принтер потрібен саме для цього, струменевий апарат – єдине рішення.

Мінуси струменевих принтерів:

низька швидкість друку;
висока ціна чорно-білого друку;
необхідність регулярно користуватися принтером – під час тривалого простою фарба може засохнути всередині друкуючої головки і буде потрібно ремонт;
більш висока вартість обслуговування та ремонту принтера.
В результаті маємо, що струменевий принтер найкращий і єдиний раціональний вибір для якісного кольорового друку, і абсолютно не підходить для чорно-білого.

На зображенні нижче схематично показані принципи роботи лазерного та струминного принтерів:

 

Інші технології друку

Існують ще три: світлодіодна, сублімаційна та матрична. Пристрої, що працюють на їх основі, мають специфічніші завдання, тому просто так в офіс зазвичай не закуповуються. Проте про них теж варто сказати кілька слів.

Світлодіодна. По суті, світлодіодний принтер працює також як лазерний, але тільки використовує інше джерело світла. Вал висвітлюється не лазером, а світлодіодною лінійкою із десятьма тисячами діодів. Особливість світлодіодного апарату в тому, що при роботі він здійснює «білий шум», який неможливо розшифрувати. Тому, якщо у вас є причини турбуватися про збереження даних, світлодіодний принтер стане їх хорошим захисником.
Також із плюсів невеликі габарити та відсутність рухомих частин у світлодіодному блоці. Останнє значно продовжує термін його служби загалом. Але якщо з ладу вийде хоча б один діод, то буде потрібно заміна всієї світлодіодної планки. Це дуже дорогий ремонт, який може потягнути вартість нового струминного або лазерного принтера невеликої потужності. При цьому лазерний апарат все одно є першим за швидкістю друку.

Сублімаційна. У принтері є картриджа-касета з плівкою, на якій знаходяться жовтий, синій та червоний барвники. Коли плівка нагрівається, з її ділянки, яка зазнала теплового впливу, фарба випаровується та припечатується до паперу. Це називається процесом сублімування. Щоб задіяти кожен барвник, друк одного зображення необхідно проводити три підходи. Після завершення процедури воно покривається захисною плівкою.
Така складна технологія дозволяє отримати фотографії високої якості без натяку на розстроєність, при цьому зображення відрізняється довговічністю. Воно не вигоряє на сонці і не боїться вологи. Але через велику вартість для друку фотографій він використовується не так часто.

Основне його призначення – перенесення зображення на тканину, футболки, кухлі, подушки та іншу сувенірну продукцію.

Матрична. У вільному продажу його не часто зустрінеш. Через дуже низьку якість друку, він затребуваний лише у вузьких нішах. Його основне призначення – друк стандартних бланків та квитанцій у банку, чеків та етикеток у магазині, а також квитків на авіа та залізничних вокзалах.
Матричний принтер має величезний ресурс роботи, він дозволяє робити одночасно кілька копій документа, а також може друкувати з рулону паперу.

Принцип його роботи простий: спеціальні голки переносять фарбу з чорнильної стрічки на папір і створюють зображення під впливом електромагніту, який виштовхує їх у потрібній послідовності.

Скільки коштує обслуговування?

При виборі будь-якого друкованого пристрою потрібно заздалегідь подумати про вартість та доступність розхідників, термін їх служби та вартість робіт із їх заміни. Багато хто купує дешевий принтер і радіє, що заощадили рівно до того моменту, поки не доводиться купувати нові картриджі. Оптимальним вважається ресурс друку до 2500 чорно-білих сторінок та 1500 кольорових. Брати апарат для офісу із меншими значеннями не вигідно.

Якщо говорити про струменеві принтери, у яких метушні з картриджами виходить більше, ніж у будь-якого іншого, та до того ж і змінювати їх доводиться досить часто, то для таких апаратів виробники пропонують перезаправний картридж (ПЗК) і системі безперервної подачі чорнила (НСПЛ). І ПЗК і НСПЛ дозволяють не купувати нові картриджі, коли старі закінчуються, а просто доливати в них чорнило.

Картридж, що перезаправляється, практично нічим не відрізняється від звичайного, крім невеликого отвору, через які доливається фарба за допомогою шприців (окремий для кожного кольору).
Картриджі встановлюються всередину, тому фактичну витрату чорнила потрібно постійно перевіряти, якщо не хочете, щоб вони закінчилися в самий невідповідний момент. Плюс, із ними принтер можна спокійно рухати.

Система безперервної подачі чорнила трохи складніша. Вона складається із зовнішніх ємностей із чорнилом, шлейфу та картриджів, який конструктивно є копією оригінальних.
Чорнильні ємності знаходяться поруч із принтером. Вони з’єднуються з картриджами шлейфом, яким надходять чорнило. Перевага в тому, що ви завжди бачитимете, скільки чорнила залишилося в ємностях. Також доливати їх можна з літрових банок, ніякі шприци не потрібні. Та й обсяг ємностей більший, ніж картриджів.

Якщо говорити про те, який принтер краще купити для офісу, то якщо у вас не друкарня, то вигідніше буде апарат з картриджами, що перезаправляються. Система безперервної подачі чорнила потрібна тільки якщо друк зображень і фотографій є вашою професійною діяльністю або ви дуже не любите поратися з картриджами. За своєю економічності вони приблизно однакові – собівартість одного аркуша за її наявності знижується щонайменше 15 раз.

 

Продуктивність

Перше, що потрібно зробити – дізнатися скільки сторінок документів доводиться друкувати в день. Встановити це можна досить просто – подивитися на витрату паперу. Здебільшого вся вона йде саме на ці потреби, адже навіть заяви на відпустку сьогодні заповнюються та подаються у роздрукованій формі.

Від цього параметра слід відштовхуватися. Якщо недооцінити обсяги, то апарат швидко вийде з ладу, оскільки працюватиме на межі своїх можливостей. Переоцініть – даремно витратите гроші на потужний принтер для офісу, який основну частину часу буде просто його прикрасою.

Виробники завжди вказують рекомендоване та максимальне місячне навантаження на апарат. Бажано, щоб необхідний обсяг друку виписувався в значення рекомендованого. Постійна робота на максимальних потужностях призведе до якнайшвидшого зношування деталей і виходу принтера з ладу.

У технічних характеристиках навантаження, як правило, пишеться кількість чорно-білих листів із заповненням близько 5% (це означає літерами «о»). Найбільший ресурс мають лазерні монохромні принтери. Звичайна модель готова видавати за місяць до шести тисяч сторінок, професійна – вдвічі більше. Але й вартість таких пристроїв немаленька. У більшості моделей це значення варіюється від 1500 до 2000 сторінок на місяць.

Якщо ви маєте у своєму розпорядженні фінанси, то можливо кращим варіантом буде купити не один суперпотужний апарат, а витратитися на два малопотужні пристрої. За рахунок можливості паралельного друку зменшаться черги зі співробітників за документами, що позитивно позначиться на швидкості їхньої роботи.

На що ще звернути увагу при виборі принтерів та МФУ?

Важливими характеристиками, які можуть значно полегшити роботу, є наступні.

Швидкість друку. Вона вимірюється кількістю сторінок, що друкуються за хвилину: що вона вища, то менше співробітникам доведеться чекати документи. Перші за цим параметром, звісно, лазерні принтери. Вони здатні виводити до 60 роздруківок на хвилину, тобто по одній на секунду. Струменеві вже повільніше, якщо говорити про чорно-білий друк, то це максимум 40 сторінок за хвилину і всього 8-9 кольорових зображень.
Розташування принтера. За цим параметром вони поділяються на настільні та підлогові. Останні більш потужні та продуктивні. Вони добре підійдуть для кабінетів, де багато людей. Якщо в приміщенні всього дві-три людини та місця небагато, тоді краще не захаращувати місце та обійтися настільною модифікацією. Вона, до того ж, коштуватиме дешевше.
Наявність сортера. Це функція сортування копій друку. Завдяки їй кожна нова партія копій трохи зрушується щодо попередньої, що дозволяє не витрачати час на перебирання всіх аркушів – одразу можна брати та скріплювати сторінки документа.
Двостороннє сканування та друк. Не потрібно перевертати вручну документ для сканування з двох сторін або аркуш паперу під час друку, що також значно заощаджує час працівників. А також це убезпечує від плутанини. Дуже часто документ перевертають не тією стороною і в результаті зображення друкується ногами.
Розмір лотка. Бажано, щоб кількість паперу, розміщеного туди, вистачала хоча б на один робочий день. Для невеликого офісу підійдуть принтери та БФП з лотком, в який можна покласти 100-150 аркушів, для середнього – 330-500, для великого від 1000.
Вбудований принт-сервер. Дозволяє підключати до принтера будь-який комп’ютер локальної мережі через порт USB для миттєвого друку. Не потрібно додатково встановлювати драйвера та виконувати інші налаштування апарата.
AirPrint. Якщо у вашому офісі переважно встановлена техніка Apple, то ця функція обов’язково повинна бути в принтерах, що купуються або МФУ. Вона дозволяє друкувати документи та зображень (у тому числі фотографій) з пристроїв «яблучної» компанії через дротове з’єднання без встановлення додаткових драйверів або по мережі Wi-Fi.

Який потрібний інтерфейс?

І ось ми плавно підійшли до того, наскільки високотехнологічним має бути ваш принтер у плані підключення та передачі даних.

USB – найпростіший і популярніший інтерфейс для підключення друкованих апаратів до комп’ютера або ноутбука;
NFC – технологія, яка дозволяє передавати дані на відстані десяти сантиметрів та здійснювати друк із різних гаджетів, просто піднісши їх до NFC-наклейки;
Ethernet – дозволяє підключити принтер до локальної офісної мережі;
роз’єм RJ-11 – є у МФУ з функцією факсимільного апарату для його підключення до телефонної мережі;
Wi-Fi – дозволяє надсилати на друк документи всім співробітникам, у яких налаштований Wi-Fi, не тільки з ПК, а й з телефонів та планшетів;
Bluetooth – також дозволяє надсилати документи на друк із мобільних пристроїв.
Порти COM і LPT (послідовний та паралельний) на даний момент вважаються застарілими та практично не використовуються. Також принтер може підтримувати карти пам’яті. У цьому випадку їх можна вставляти в апарат і одразу друкувати інформацію з них.

Кращі принтери та МФУ 2023

А щоб вам було ще простіше визначитися, пропонуємо вам список п’яти найкращих моделей принтерів та МФУ для офісу у 2019 році.

Принтери
Canon i-SENSYS LBP653Cdw – бюджетна модель з високою швидкістю чорно-білого та кольорового друку, може працювати з мобільними додатками. Особливістю є наявність функції автоматичного видалення пломби тонера, що полегшує процедуру їх заміни.
KYOCERA ECOSYS P5026cdw – один з найкращих лазерних апаратів для офісу за співвідношенням ціни та якості. Надійна модель, що підтримує як чорно-білий, так і кольоровий друк, має високу швидкість друку та низький рівень шуму.
Brother HL-3140CW – світлодіодна модель. Відмінно підійде для невеликих офісів завдяки компактним розмірам. Має бездротове підключення, підтримує кольоровий та чорно-білий друк, може працювати з мобільними пристроями та Wi-Fi.
Canon PIXMA PRO-100S – професійна модель з 8-колірним струменевим друком. Підтримує підключення до ПК, планшета, смартфона, Wi-Fi, а також інтеграцію з професійним програмним забезпеченням для редагування фото.
Canon imagePROGRAF TX-3000 – найкращий промисловий струменевий принтер з підтримкою друку плакатів. Відрізняється простим управління та обслуговуванням, низькими експлуатаційними витратами, сумісним із різними операційними системами.
БФП
Brother DCP-1602R – відмінна бюджетна модель, підходить для інтенсивної щоденної експлуатації, має високу швидкість, хорошу чіткість чорно-білого друку, а також картриджи з досить великим ресурсом.
Samsung Xpress SL-C480/XEV – прийнятний за ціною кольоровий лазерний апарат з друком, сканування та копіюванням високої якості. Швидкість роботи є оптимальною для офісу, є повний комплект драйверів для OC Windows, Linux, MAC.
HP Color LaserJet Pro MFP M280nw – кольоровий лазерний принтер, відрізняється великою швидкістю друку та місткістю лотків, може працювати з гаджетами, підключається до локальних та бездротових мереж.
Canon MAXIFY MB2140 – струменевий апарат за прийнятну ціну з багатим функціоналом, працює на 4 економічних картриджах. Має функцію двостороннього друку, сканер, факс і може читати карти пам’яті. Працює по Wi-Fi.
Epson L1455 – це струменеве БФП, яке працює з форматом А3. Відмінний варіант для друку плакатів, каталогів та будь-якої іншої рекламної продукції. Оснащений СНПЧ, має великий ресурс роботи, підтримує карти пам’яті SD.
Вибираючи друкований пристрій, керуйтеся завданнями, які він має виконувати і своїм бюджетом. Порівняйте скільки коштує той чи інший принтер або МФУ, функціонал, який пропонується за ці гроші, і тоді ви зможете обрати найбільш вдалий пристрій для свого офісу.